Te llega un correo anunciando una reunión y tú piensas: ¿otra reunión con lo que tengo que hacer?
¿Por qué será que asociamos «reunión» con «pérdida de tiempo»? Es como un tiempo no productivo que nos roba de hacer cosas importantes. Es ese rato en el que discutimos, y no llegamos a acuerdos. O en el que nos cuentan cosas que no nos interesan o no nos creemos. O en el que ni pinchamos ni cortamos. Vamos, que no sabemos para qué tanta reunión si al final se va a hacer lo que diga el jefe y punto.
¿Te ha pasado esto a ti? Por desgracia, las reuniones no se aprovechan para el bien del equipo en muchos, la mayoría, de los casos. Por eso generan estrés y descontento.
La realidad es que las reuniones, si están bien planificadas, tienen un objetivo claro, y se sabe lo que se espera de cada uno en ellas, son una fuente de productividad muy importante.
Las reuniones tienen un poder de cohesión enorme ya que aúnan los esfuerzos del equipo en la misma dirección. También son, o deberían ser, un espacio de apoyo mutuo, de motivación, de compartir ideas, preocupaciones, para poder solventarlas y seguir adelante.
Hay gente que se apunta a todas las reuniones por miedo a no perderse nada, pero la realidad es que no es necesario estar en todas. Y es que es otro fallo de los que planifican reuniones sin criterio sobre quién debe acudir y ante la duda invitan a todos.
Otro aspecto que se suele pasar por alto es la duración de las reuniones. Se suelen programar para un tiempo que no es el real. O se quedan cortas y se pasan de largas. Gestionar eficientemente el tiempo del equipo es otra de las responsabilidades de los managers. Organizar la reunión con la duración adecuada Y asegurarse de que se respeta el tiempo.
Afortunadamente, hay herramientas como el coaching de equipos que te ayuda a mejorar la gestión de las reuniones.
¿Cuál es tu experiencia de las reuniones? ¿otra reunión con lo que tengo que hacer?